Письмо Минфина N 41010-06-5/38675 от 14.12.2021 г. относительно первичных документов, составленных в электронной форме-Профи Винс
logo
Украинский (UA)Русский (RU)

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УКРАИНЫ

ПИСЬМО

от 14.12.2021 г. N 41010-06-5/38675

Министерства, другие центральные органы исполнительной власти


О рассмотрении отдельных вопросов оформления первичных документов

Министерство финансов Украины относительно первичных документов, составленных в электронной форме, в части методологии бухгалтерского учета сообщает.

Согласно статье 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" (далее - Закон) основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы.

Первичные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме и должны иметь следующие обязательные реквизиты: название документа (формы); дату составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции; единицу измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте.

Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были совершены.

Согласно статье 4 Закона бухгалтерский учет и финансовая отчетность предприятия должны основываться, в частности, на принципе начисления, то есть доходы и расходы отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности в момент их возникновения независимо от даты поступления или уплаты денежных средств.

В соответствии со ст. 8 Закона вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии принадлежат к компетенции его владельца (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами, который осуществляет руководство предприятием и несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах.

Предприятие самостоятельно, в частности, избирает форму бухгалтерского учета как определенную систему регистров учета, порядка и способа регистрации и обобщения информации в них с соблюдением единых основ, установленных этим Законом, и с учетом особенностей своей деятельности и технологии обработки учетных данных, а также утверждает правила документооборота.

Порядок создания, приема и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 г. N 88 (далее - Положение).

Согласно Положению с целью упорядоченности движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя предприятия, учреждения устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, прием их к учету, передача в обработку и в архив.

Если правилами документооборота предприятия предусмотрена возможность отражения хозяйственной операции, относительно которой на момент окончания составления учетных регистров бухгалтерского учета за отчетный период от контрагента в сроки, установленные законодательством, не получен первичный документ, основанием для переноса информации о такой хозяйственной операции в учетные регистры бухгалтерского учета является надлежащим образом оформленный внутренний первичный документ (акт), составленный должностным лицом, ответственным за прием-отпуск товарно-материальных ценностей, работ и услуг.

В месяце поступления от контрагента первичного документа относительно хозяйственной операции, информация о которой в прошлых отчетных периодах была перенесена в учетные регистры бухгалтерского учета согласно внутреннему первичному документу (акту), в учетные регистры бухгалтерского учета за отчетный период переносится информация о такой хозяйственной операции, при этом ее объем указывается путем корректировки на сумму разницы между оценкой такой хозяйственной операции по внутреннему первичному документу (акту) и первичному документу, полученному от контрагента.

Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и ​​электронном документообороте, в частности, законами Украины "Об электронных документах и ​​электронном документообороте" и "Об электронных доверительных услугах".

Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

Дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностях и других объектов имущества предусматриваются другими нормативно-правовыми актами.

Учитывая указанное, законодательством по бухгалтерскому учету определены требования относительно перечня обязательных реквизитов первичных документов для целей бухгалтерского учета, которые не содержат особенностей применения квалифицированного, усовершенствованного или другого формата электронной подписи на первичных документах, составленных в электронной форме.

Первичный документ, составленный в электронной форме, используется для целей бухгалтерского учета, если он содержит все обязательные реквизиты, определенные Законом, а присутствующая на нем подпись позволяет идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции, и отвечает требованиям законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

Законом и Положением урегулирован вопрос отражения в учетных регистрах хозяйственных операций в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены, в случае если первичные документы от контрагента не поступили или не содержат всех обязательных реквизитов и использования для целей бухгалтерского учета первичных документов, составленных в электронной форме.

В то же время предоставление разъяснений законодательства по вопросам создания электронных документов, электронного документооборота и предоставления электронных доверительных услуг, а также использования электронной подписи, сгенерированной на отдельных платформах и сервисах во время оформления первичных документов, к полномочиям Министерства финансов Украины, определенным Положением о Министерстве финансов Украины, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 20.08.2014 г. N 375, не принадлежат.

Также следует отметить, что единые требования относительно создания управленческих документов и работы со служебными документами, а также порядок их архивного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, независимо от форм собственности, устанавливают Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, учреждениях и организациях, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 г. N 1000/5.

В соответствии с пунктом 12 главы 7 раздела II этих Правил факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах посредством механического или другого копирования не допускается.

В то же время сообщаем, что письма министерств не устанавливают нормы права, носят исключительно рекомендательный и информативный характер.

Заместитель Министра

Светлана ВОРОБЕЙ

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

 

МЕНЮ

Закон Украины N 1928-ІX «О Государственном бюджете Украины на 2022 год» от 02.12.2021 г.

Налоговый кодекс Украины N 2755-VI

Таблица соответствия видов нарушений норм законов типам уведомлений-решений, составляемых при применении соответствующих штрафных санкций

Календарь бухгалтера

Январь 2022
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
27 28 29 30 31 1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
31 1 2 3 4 5 6